7 formas de hacer que su oficina sea más flexible y optimizar el espacio

El espacio físico para oficinas es uno de los principales gastos de muchos negocios. Por un lado, vale la pena invertir para asegurarse de que los empleados tengan un lugar de trabajo cómodo y que aumente la productividad. Por otro lado, ahorrar todo lo que pueda en costos generales es una decisión comercial inteligente. Es por esto que muchas empresas intentan buscar un equilibrio entre la reducción de gastos y la mejora de la satisfacción de sus empleados proponiendo oficinas más flexibles. Y es una decisión acertada ya que mediante una buena planificación e infraestructura, las empresas pueden aumentar significativamente el valor de su espacio y convertirlo en un lugar más agradable para trabajar.

1. Un plano de planta flexible

Es posible que no se pueda modificar un plano actual sin reformas u obras. Sin embargo, si el objetivo es contar con una nueva oficina, definitivamente se puede buscar un espacio con una arquitectura más flexible. Una de las claves es evitar las oficinas con accesorios grandes y permanentes y muchas habitaciones pequeñas. En su lugar, se puede optar por oficinas con espacios más abiertos que pueda dividir en áreas de trabajo más pequeñas con particiones más flexibles, mamparas divisorias o incluso muebles. Esto permitirá que la organización se adapte al personal (ampliación o reducción de plantilla) y que pueda adaptarse a otras necesidades culturales y organizativas a lo largo del tiempo. Un caso de éxito es transformar lo que suele ser un vestíbulo tradicional en un área común para maximizar el uso del espacio (y brindar una zona colaborativa). Pero este tipo de cambio no es fácil de realizar con un plano de planta limitado.  

2. Mobiliario Adaptable

Hay muchas opciones de muebles interesantes en el mercado para los empleadores que priorizan la flexibilidad en sus oficinas. Por ejemplo, mesas de oficina abatibles, que se recogen para un fácil almacenamiento, y sillas que hacen lo mismo. Estos tipos de mesas encajan fácilmente entre sí para acomodar reuniones grandes al estilo de una conferencia, luego se pueden separar para un diseño estilo aula o para puestos de trabajo individuales. Los muebles de oficina flexibles a menudo están equipados con ruedas para que puedan trasladarse fácilmente a nuevos espacios. Las mesas, sillas, biombos, pizarras… están disponibles con ruedas para que los empleados puedan reconfigurar salas fácilmente para satisfacer sus necesidades.  

3. Mejor conectividad y acceso a equipos

El trabajo de oficina moderno requiere un suministro constante de electricidad. Si no existe una manera fácil para que los empleados enciendan sus dispositivos en un espacio determinado, no podrán trabajar allí durante un período de tiempo prolongado. Al asegurarse de que más lugares en su oficina puedan acomodar todo el equipo personal de sus empleados, se puede aprovechar más cada estancia. Hay muchas formas de satisfacer las necesidades de carga sin cables largos. Hay muelles de carga, mesas de carga, casilleros de carga e incluso sillas con acceso de carga que facilitan que los empleados trabajen desde donde sea conveniente para ellos. También se puede considerar extender el acceso a conexiones audiovisuales en espacios adicionales en la oficina que podrían ser apropiados para presentaciones o reuniones. Las conexiones y el equipo adecuados podrían transformar las áreas comunes en excelentes opciones para acomodar grupos.

4. Espacios sin papel

Si una oficina todavía depende en gran medida del papel, es recomendable considerar la posibilidad de digitalizar los procesos que dependen del papel para liberar espacio de oficina, ahorrar dinero y aumentar la eficiencia en el proceso. Los archivos de papel tienden a ocupar mucho espacio de oficina por sí solos en forma de archivadores pesados y difíciles de manejar. Además muchas veces requieren otros aparatos (impresoras de alta resistencia, destructoras…) que pueden llegar a ocupar un buen espacio. Existen soluciones sin papel para casi todas las necesidades administrativas comunes. Las aplicaciones digitales pueden manejar todo, desde el almacenamiento de archivos hasta las comunicaciones de la oficina, la contabilidad y la gestión de presencia y de visitantes. Las herramientas digitales también le brindan acceso a muchos informes útiles y facilitan la búsqueda de archivos cuando los necesita.  

5. Estilo y decoración flexibles

Es muy importante que una oficina cause una buena impresión. Una manera sencilla de cautivar a los visitantes son los murales o jardines verticales, por ejemplo. El objetivo debe ser crear un espacio que sea hermoso y atractivo, y al mismo tiempo que pueda adaptarse rápida y fácilmente a las necesidades cambiantes de la oficina (niveles de personal, cambios culturales, cambios de marca, etc.). Esto ayudará a una oficina a resistirse al paso del tiempo y evitará que gaste tiempo y energía innecesarios actualizándola. Por ejemplo, la mayoría de las empresas modifican su logotipo o sus colores en alguna ocasión. Si los colores de una marca están en toda la oficina, eso significa mucho trabajo de rediseño adicional (y gasto) cada vez que haya una cambia de marca. De manera similar, los estilos de muebles modernos y brillantes pueden ser excelentes para causar una impresión distinta, pero también es un gasto a reconsiderar a medida que cambian los estilos y evoluciona una marca interna. Los estilos más clásicos no sufrirán la misma suerte y se pueden usar de manera más intercambiable en toda la oficina.  

6. Espacio exterior utilizable

Para agregar aún más flexibilidad de una oficina, miremos hacia afuera. Si en una oficina existe algún espacio al aire libre o se cuenta con un poco de terreno, es posible que se pueda alentar a los trabajadores a usar el espacio para reuniones, descansos o incluso para hacer ejercicio. El aire fresco y el tiempo en la naturaleza pueden ayudar a aliviar el estrés y aumentar la energía.  

7. Políticas de oficina que fomentan la flexibilidad

La infraestructura de la oficina (arquitectura, mobiliario, cableado, decoración) es sólo el primer paso para establecer una oficina verdaderamente flexible. El otro componente esencial son las políticas y el liderazgo de la oficina. Para mejorar la flexibilidad, los líderes organizacionales deberán dictar cosas como:

• si los trabajadores tendrán escritorios asignados o se espera que roten hacia el espacio de trabajo que más les convenga
• si los trabajadores pueden asegurarse de tener acceso al tipo correcto de espacio cuando lo necesiten (por ejemplo, reservando ciertos espacios con anticipación)
• si existe la combinación adecuada de espacios de concentración, espacios colaborativos para reuniones pequeñas y espacios equipados con AV para reuniones más grandes
• si los trabajadores se sienten cómodos trabajando donde son más productivos (como en un espacio privado en lugar de en el área de trabajo en grupo visible)
• si los trabajadores sienten que pueden aprovechar el espacio adaptable de la oficina moviendo muebles y separadores de habitaciones para sus propios fines

Si el objetivo es eliminar los escritorios asignados y adoptar un modelo de lugar de trabajo completamente basado en actividades, existe una necesidad aún mayor de liderazgo. Las expectativas deben ser claras sobre cómo los empleados pueden indicar que están ocupados y no quieren que los molesten, cómo y cuándo los empleados deben hacer llamadas telefónicas y qué áreas de la oficina están designadas para trabajo silencioso frente a colaboración.