Cómo decorar una oficina pequeña en la nueva realidad

Falta de espacio, ajustes de plantilla, cambios de turnos y de horarios, necesidad de modernización, seguridad del equipo… Hay muchos motivos por los que rediseñar y redecorar el espacio de trabajo y parece que casi todos se han dado en este último año. El nuevo contexto nos obliga a ser más flexibles y a adaptarnos a él a marchas forzadas, pero no solo desde una perspectiva de comodidad y practicidad sino también en la manera de relacionarnos en el nuevo entorno laboral. ¿Difícil? Que no se diga que no nos gustan los retos. Te contamos cómo decorar tu oficina por muy pequeña que sea y cómo adaptarla a las necesidades de tu empresa y la nueva realidad. Dice Max McKeown, investigador inglés especializado en estrategia de innovación, liderazgo y cultura, que “todo fracaso es una falta de adaptación y todo éxito, una adaptación lograda”. Si la frase es categórica de por sí, imaginemos si se hubiera formulado después de marzo de 2020, cuando la vida, tal y como conocíamos, se dio la vuelta. El COVID-19 nos ha enseñado muchas cosas —a hacer videollamadas, yoga y hasta pan de masa madre— pero, sobre todo, nos ha exigido adaptarnos a una situación nueva, extrema e inesperada, que ha tambaleado nuestras rutinas y ha puesto en jaque el modelo de vida que dábamos por sentado. Así es como, en solo un año, hemos demostrado nuestra enorme capacidad de adaptación y lo hemos hecho en todos los órdenes de nuestra vida: en la vida familiar, en el ocio, con nuestras relaciones sociales y, por supuesto, en el trabajo. La pandemia también ha podido transformar la manera en la que desempeñamos nuestras funciones profesionales y nos codeamos con otros compañeros. Pero en una realidad donde las pantallas ganan protagonismo, la presencialidad es intermitente, y casa y oficina son, a veces, la misma cosa… ¿Se han adaptado nuestros espacios con la misma fluidez que nosotros? Si la respuesta es no, no creemos más alarmas: hay fórmulas para lograr que el lugar de trabajo, independientemente de su tamaño, aforo y características, responda a las demandas de la nueva realidad. Toma nota que te contamos cómo decorar tu oficina, ¡hay soluciones para todos los tamaños!

¿Cómo decorar tu oficina? Pásate a los modelos flexibles

Resulta difícil prever lo que pasará en las próximas semanas, con lo que esbozar el largo plazo es, directamente, impensable. Así que haciendo gala de esa flamante capacidad adaptativa que hemos entrenado a base de bien durante estos meses, una opción muy viable es apostar por configuraciones flexibles que se adaptan fácilmente a cualquier espacio y son sin duda la solución para decorar una oficina pequeña. El primer cambio con respecto a una oficina de toda la vida es la no territorialidad: los espacios asignados, con nombre y apellido, son agua pasada. Las mamparas móviles y los biombos son opciones ganadoras cuando la distribución del espacio cambia frecuentemente. Otra apuesta segura es el mobiliario adaptable: las mesas operativas permiten crear tanto islas como puestos individuales. De esta manera, estemos o no nosotros listos para capear el temporal, nuestra oficina sí lo estará.

Mix & mingle (pero con seguridad)

Como abanderados de las oficinas flexibles están los coworkings, que cubren las necesidades de pequeñas empresas, startups, freelances y emprendedores autónomos. En este tipo de entornos colaborativos los puestos de trabajo no suelen ser fijos y las áreas creativas resultan esenciales para que fluyan las ideas. Acondicionar un espacio de este tipo para la nueva realidad no es fácil, principalmente porque se articulan, en gran medida, sobre la filosofía mix & mingle que promueve la colaboración, las conexiones sociales y el networking; es decir, todo lo que conviene evitar en época COVID. Precisamente por esta limitación, los coworkings no están viviendo su mejor momento, a pesar de que muchos trabajadores —también por cuenta ajena— han recurrido a ellos al no tener una oficina como tal dentro de casa o al no saber cómo decorar un espacio muy pequeño para convertirlo en oficina. ¿La clave? Invertir en medidas anticoronavirus —controles de temperatura, dispensadores de gel, purificadores de aire, vinilos, señalizaciones…— que permitan transmitir confianza y ayudar a recuperar cuanto antes la filosofía original de este tipo de espacios. “¿Y si, para salvar la coyuntura actual, reemplazamos estas áreas compartidas por puestos de trabajo?” Antes de responder a esta pregunta y de llenar espacios diáfanos con mesas, hay que tener muy presente que las zonas compartidas favorecen el trabajo en equipo y son el mayor reclamo para los usuarios de coworking. ¿Nuestra recomendación? Acondicionarlos en la medida de lo posible, protegerlos y reservarlos, pero no deshacernos de ellos… porque volverán.

La nueva morfología de la oficina tradicional

La pandemia no ha afectado, de forma exclusiva, a los coworkings. Centros de trabajo de todo tipo y tamaño se han visto en la necesidad, estos últimos meses, de reconvertirse organizativa —hola, teletrabajo— y morfológicamente. Las zonas con alta concentración de puestos son las que han sufrido mayores cambios de uso y las que han requerido de una respuesta ágil: distancia social, separadores, medidas de higiene. Las pantallas y las mamparas —de suelo, mesa, móviles o suspendidas— han permitido mantener cierta normalidad en espacios de trabajo presencial ya que su uso, junto al de la mascarilla y el gel hidroalcohólico, reduce en gran medida la transmisión del virus. El auge del trabajo telemático, combinado con el presencial, supone un reto, también acústico: las oficinas se han llenado de conversaciones virtuales. En este sentido, los estores y separadores cumplen una doble función: la de aportar seguridad y la de mitigar el ruido. Además su sencilla instalación es un plus. Del mismo modo, las salas de reuniones han dado un giro de 180º. Atrás quedaron aquellos encuentros multitudinarios donde la separación con el compañero brillaba por su ausencia. La adaptación a la nueva realidad pasa por reemplazar las grandes mesas estáticas por mesas altas y mobiliario flexible que facilite la celebración de reuniones rápidas y una fácil desinfección.

Cómo decorar una oficina pequeña para transformarlo en un gran espacio

Si el COVID-19 ha obligado a repensar integralmente los espacios, a los menos amplios se lo ha puesto especialmente complicado por lo difícil que es respetar las distancias cuando faltan metros cuadrados. Decorar una oficina pequeña exige empezar por lo más obvio: ¡limpiar! Fuera todo aquello que ocupe de más y aporte de menos. Una limpieza al más puro estilo Marie Kondo no solo ayudará a ganar espacio sino también a facilitar las tareas de desinfección que ahora son indispensables. En este proceso siempre conviene hacer una reflexión sobre el uso del papel. Todo aquello que esté digitalizado —con su copia de seguridad— no necesita llenar estanterías y acumular polvo. ¿Cuántos folios caben en un disco duro o en una carpeta de Google Cloud? Pues… ¡muchos! Hecha la limpieza es momento de plantear una distribución adecuada y realista y tomar decisiones sobre cómo decorar tu oficina para que, aun siendo pequeña, sea muy cómoda. Es recomendable medir bien el espacio e incluso dibujar diferentes disposiciones del mobiliario hasta dar con la más óptima: aquella que maximice el espacio. A partir de ahí, las decisiones deberán ser, fundamentalmente, prácticas. Si la oficina es individual, es sencillo; pero si son varias las personas que tienen que convivir en un espacio reducido habrá que pensar en cubículos o separadores que garanticen la seguridad del personal. En este sentido las decisiones no afectan solo al mobiliario, también a la organización y los horarios: muchas oficinas pequeñas están optando por turnos de trabajo para evitar grandes concentraciones de personas. Otro factor a tener en cuenta es la luz natural: aprovecharla al máximo no solo afectará visualmente, sino también anímicamente. Norman Rosenthal, profesor de psiquiatría clínica de la Universidad de Georgetown, afirmaba que los lugares de trabajo en los que solo existe luz artificial contribuyen a la depresión de los trabajadores, según él, una de las enfermedades del mundo moderno. Si no se dispone de luz hay trucos con los que ganar sensación de amplitud —y también alegría—. Pintar las paredes de un color claro ayuda: particularmente, los tonos fríos empequeñecen y alejan los objetos, creando la ilusión de que las paredes se alejan y de que las estancias son más grandes. A la hora de elegir el mobiliario, la máxima ha de ser “menos es más”. Nadie quiere trabajar en una oficina recargada. La clave es optar por fórmulas de almacenamiento vertical y por soluciones multifuncionales y flexibles: pizarras que son mesas, biombos móviles, mesas a distintas alturas… A la oficina, como a las casas, hay que echarles un poco de imaginación. También, un poco de cariño, para que inspiren, den sosiego, bienestar y, hoy más que nunca, nos hagan sentir como en casa.