La oficina del futuro es híbrida: ¿Qué supone y cómo puedes prepararte?

Estamos viviendo un momento de cambios estructurales en el que es necesario hacer frente a retos globales y reformular nuestros hábitos y maneras de entender la convivencia. Ante este nuevo paradigma la conciliación vida personal – profesional pasa a ser un eje vertebral para toda compañía que quiera perdurar en el tiempo. Y, sin lugar a duda, preparar las oficinas para lograr un modelo de trabajo híbrido es sinónimo de comprender hacia dónde vamos.

Ahora bien, tal vez te surjan preguntas sobre si se puede mantener el compromiso de los trabajadores hacia la empresa con este formato o si se verán afectadas las relaciones entre los equipos… Hablemos de todo ello.

¿La gente quiere un modelo híbrido de trabajo o es algo impuesto por las circunstancias?

Sí, se confirma, la mayor parte de las personas que han probado un modelo híbrido lo prefiere. Estos son algunos datos según una encuesta realizada por Workplace Intelligence y Savanta en febrero de 2021 a 1.000 ejecutivos corporativos y 1.000 colaboradores no ejecutivos con trabajo a tiempo completo.

Ofrecer un modelo híbrido de trabajo se ha convertido en un fuerte motivo para el cambio o permanencia en una empresa, una ventaja competitiva tanto para retener como para atraer talento. Es parte de lo denominado salario emocional, esas cuestiones de carácter no económico que mejoran la calidad de vida y fomentan la conciliación familiar. Entre los mayores beneficios del modelo híbrido, los colaboradores de esta encuesta mencionaban varios aspectos relacionados con este concepto:

• Encuentran un mejor balance de trabajo – vida personal.
• Tienen más control sobre su tiempo.
• Ahorran en gastos de transporte al trabajo.
• Tienen un ambiente de trabajo menos estresante.
• Destinan más tiempo a su familia.
• Socializan más.

Hacer equipo cuando no se comparte el día a día

Uno de los grandes miedos de implantar este modelo en las empresas es la sensación de que puede empeorarse la comunicación entre los empleados y la relación empresa-trabajador. Los beneficios que aporta adoptar el trabajo híbrido, tanto para la empresa como para los empleados, bien merecen adoptar nuevas medidas y hacer algunos ajustes en la oficina para no perder las buenas conexiones interpersonales y el sentido de pertenencia.

1. Haz un buen plan de “onboarding”. El proceso de incorporación de un nuevo talento a la empresa comienza incluso antes de su primer día, por ello es importante cuidar tanto cómo se prepara la oferta de trabajo, las fases de selección e incluso la firma de contrato. Es imprescindible dar una buena imagen desde el inicio, tanto desde recursos humanos o el equipo implicado en la selección, como desde el espacio en el que se realiza la espera, la firma y la propia entrevista.
2.  El factor tiempo: tareas individuales y tareas en equipo. Reorienta la forma enfrentar los proyectos para que las tareas individuales se puedan hacer de manera independiente y flexible, e incorpora una fase de creatividad e innovación en equipo para, no solo aportar más valor a los clientes, sino la generación de grupo.
3.  Tecnología a tu favor. Elige las aplicaciones, softwares, gestores de proyectos que estén más alineados a tu manera de concebir el funcionamiento de tu empresa. Y cuida detalles cómo el diseño de fondos para las videollamadas: que pueda parecer que tus empleados tienen un jardín vertical con tu logotipo o que están en una cómoda zona de soft seating.
4. Rediseña tu oficina. Si el modelo de trabajo cambia, sin duda, la concepción del espacio y mobiliario de tu oficina ha de estar adaptado. Es un paso que puede dar vértigo por la inversión, pero hay soluciones que se adaptan a todas las circunstancias. Una de ellas puede ser el renting de mobiliario de oficina.

Reimagina tu oficina para impulsar el trabajo híbrido

La clave reside en la flexibilidad. Si a diario cambia el número de personas y las tareas que desempeñan, la nueva oficina híbrida ha de estar preparada para dar soluciones a todas las posibles configuraciones. Algunos teóricos denominan Agile a esta nueva manera de imaginar los espacios de trabajo (basándose en la propia metodología de desarrollo de proyectos que tiene el mismo nombre): crea múltiples ubicaciones y tipos de estaciones de trabajo para adaptar rápidamente el espacio a las preferencias y las actividades que realizan tus equipos en cada momento.

El espacio social, la nueva prioridad

La nueva oficina híbrida ha de fomentar la interacción y la comunicación para rebajar el posible sentimiento de desvinculación con la cultura de la empresa. Crea espacios más abiertos, que inviten a la colaboración y a compartir información. Es más, un mismo espacio puede recoger varias funciones a la vez:

• Una zona de mesas bajas y sofás para presentaciones de equipo, brainstormings o poner en común las conclusiones de alguna reunión con cliente de manera más distendida.
• Otra con mesas altas y taburetes en las que poder trabajar con un portátil para organizar tareas, fechas de entrega o realizar alguna anotación rápida.
• E incluso mesas tipo office, incluso aprovechando una terraza al aire libre, en las que compartir un café e ideas.

Los estilos, colores y materiales que elijas para cada una de estas zonas actúan de por sí de ‘muros’ invisibles, consiguiendo un gran espacio multifunciones sin tabiques. Crear este tipo de entornos suele necesitar ayuda profesional, puesto que requiere una fase previa de diseño y selección de materiales que tan solo las empresas que nos dedicamos a este tipo de proyectos sabemos valorar.

Puestos de trabajo aptos para varias personas

Si en la nueva organización de tu empresa contemplas la rotación de personal por puesto de trabajo y que un mismo espacio pueda ser utilizado para varias personas, sin descuidar la ergonomía y su intimidad, has de tener en cuenta tres elementos clave:

• Elige una silla ergonómica, que pueda adaptarse en altura: asientos anatómicos, reposabrazos, pendiente negativa en el asiento…
• Opta también por mesas elevables. Estas tienen más ventajas que la de poder adaptarse simplemente a la altura de una u otra persona, también pueden llegar a suficiente altura como para realizar tareas que no necesiten hacerse estando sentado (realizar maquetas, mirar unos planos, etc.).
• Y no olvides que cada empleado necesita un espacio propio de almacenamiento para su material de oficina u algún objeto más personal: armarios modulares, archivadores o incluso taquillas en los vestuarios… Estén el tiempo que estén en las instalaciones, no deben tener nunca la sensación de que les falta algo.

Espacios para la concentración y el silencio

Tampoco por favorecer la comunicación entre los equipos y el trabajo colaborativo, hay que olvidar la necesidad de momentos de concentración y reuniones más privadas.

Si quieres continuar con la estética open space, en la que los muros desaparecen y la luz cobra protagonismo, puedes pensar en generar salas de reunión en las que los tabiques son mamparas separadoras traslúcidas. Esta nueva manera de diseñar estas zonas también apoya una filosofía de empresa transparente.

Otro punto interesante para el desarrollo de las funciones de tus empleados, puede ser la incorporación de phoneboxes. Este tipo de cabinas, además de ofrecer un espacio de total intimidad para realizar llamadas de teléfono, reduce el ruido general de la oficina. Para muchos trabajadores a veces es complicado poder concentrarse debido al gran número de personas que tienen a su alrededor hablando por teléfono.

¿Quieres incorporar el modelo híbrido de trabajo en tu oficina?

Si tu respuesta es sí, la mejor decisión que puedes tomar es contar con ayuda de expertos para hacerlo realidad. En Mobiliar te acompañaremos en todo el proceso, desde el diseño a la instalación, y te ofreceremos más de 45 años de experiencia puestos al servicio de conseguir una solución a la medida de tus necesidades y presupuesto.